いきなりですが、ビジネスマナーって何でしょうか？
大学で教わった記憶もあまりないし、社会人になった途端に「ほら、ビジネスマナー、知ってるよね？」と急に振られてパニックになること、多いです。
私もかつて、初めての会社で上司に「名刺交換」の流れを教わったとき、まるで初めてエジプトのピラミッドを目の前にした観光客のような気持ちでした。何をどうすれば良いのか全く分からず、ただただ汗をかいていました。
さて今回は、そんなビジネスマナーの基本、特に社会人として知っておくべきことをご紹介。きっと、あなたも「そういうことだったのか！」と思っていただけるはず。その分、ちょっとは憂鬱な仕事も楽しく感じられるかもしれません。
名刺交換は心がけ次第
名刺交換、これがかなり重要です。社会人になって初めて名刺を持ったとき、「これで俺も一人前だ！」と感動したのもつかの間、実際にはその名刺をどう使うかが問題。
名刺はただの紙じゃなくて、自分の分身。受け取る方も、こちらがいかにしっかりした社会人かを見定める重要な瞬間です。
- 名刺の持ち方は、名刺入れに入れ、しっかりした印象を与える。
- 交換するときは、相手の目を見て、丁寧に両手で渡す。これが基本。
- 受け取った名刺も両手で。心の中では「これが俺の未来のコネクションだ！」と呟く。
私は最初、名刺がもったいないと思って、手元にたくさん残していたんです。結局、あまり役に立たなかったりします。でも、良い名刺はその後のビジネスチャンスにつながる可能性があるので、今ではしっかりしたものを持つようにしています。
場に応じた挨拶の重要性
さて、名刺交換ができたら次は挨拶です。ここでも失敗する人が多い。たとえば、初対面の人に「どうも、今日はよろしく。」的なフランクな挨拶をするのは100％アウト。国外ならつゆ知らず、国内では圧倒的に礼儀正しさが求められます。
- 自分の名前を名乗り、相手の名前を確認する。これが基本中の基本。
- 初対面の相手に対しては、敬語。下手に馴れ馴れしくするのは十中八九失敗する。
私もIT系なんかでは、「フランクな空気感」が流行っていると信じていた時期がありました。そんなものは社内だけ。外への印象はどの会社だってしっかりしています。
メールのマナーも侮れない
今の時代、ビジネスにおけるメールは欠かせないツールですが、逆に言えば、それだけ失敗のリスクも大きいです。私も何度かメールで誤字脱字をやらかし、後で恥ずかしい思いをしました。
- 件名は簡潔に。相手がすぐに理解できるようにしましょう。
- 本文の冒頭には敬語で相手の名前を記載し、最後には感謝の意を示す。
- 結論を先に書け。相手に要件をすぐに理解させるのがポイント。
それにしても、はじめはメールを書くときの緊張感やばいですよね。ついつい長く書いてしまったり、逆に短すぎて意味不明になったり。「これで良かったのか？」と不安になること、私の場合毎回のようにあります。
謝罪のスキルを磨こう
謝罪というスキル、これも意外と社会人にとっては重要なマナーです。何かトラブルがあった時、謝ることができない人が多いのですが、それではさらに事態が悪化することもあるんです。
- ミスをしたら、早めに謝罪する。誤魔化すのはNG。
- 謝る際は、相手の気持ちを考えて「申し訳ありませんでした」と心から伝える。
変に意地を張ったりすると、取引先との関係がギクシャクし、次の仕事がなかなか取れなかったという痛い経験があります。こっちに責任があれば、すぐ謝れ！すぐに！
整理整頓もビジネスマナーの一環
職場のデスクが汚いと、それだけで周囲からの評価が下がるという恐ろしい現実。整理整頓は自分の仕事だけでなく、周囲への配慮でもあります。
- デスク上には必要なもの以外は置かない。
- 雑多なものは仕事の効率を下げる。
- 定期的に掃除をする。これが、意外と大切です。
私も、デスクが散らかってる時期があったんですが、上司に「お前のデスク、まるでゴミ捨て場だな」と言われて、何も言えなかったことがありました。掃除の大切さ、痛感しました。
服装のマナーも忘れずに
服装マナー、これもやっぱり気を抜くと危険です。特に、カジュアルな職場が増えている今、おしゃれすぎる服装や逆にカジュアルすぎる格好をしてしまうと、浮いてしまうことも。女性の場合は露出度も考慮しなければいけないイメージがあります。
- 会社のドレスコードを理解する。
- ビジネスカジュアルかスーツか、しっかり把握しておく。
- 清潔感のある服装を心がける。これが基本。
私も、初めての会社でカジュアルすぎる服装で出社した結果、同僚から冷たい視線を浴びる羽目に。今では、その教訓を生かして、多少オシャレでも清潔感を重視するようにしています。
会話のマナーも忘れずに
最後に、会話のマナーです。これが意外と難しい。気を使うあまり、相手の話を遮ってしまったり、自分の話ばかりしてしまうことがある。
- 相手の話をよく聞く。共感を持って受け止めることが大切。
- 話をする時は、相手の目を見て、しっかりと話す。
私も、ついつい自分の話をしすぎて、相手を退屈させてしまった経験があります。今では「聞き上手」を目指して、相手の話に耳を傾ける努力をしています。
まとめ
ビジネスマナーの基本、いかがでしたか？ちょっとした注意を払うだけで、周囲からの評価が変わってくる。
というか、結構基本的なことの積み重ねだったりするんですよね。上司におい！とか付き合いの浅い取引先に「さーせん！」とかいうのはだれがどう見たってNG。
社会人生活は、決して楽なものではありませんが、こうした基本的なマナーを心がけることで、少しずつ自分を成長させていけるかもしれません。
